令和4年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法について、会計・経理業界では対応が急がれているところです。施行日を間近に控え、令和3年11月12日に国税庁のWebサイトで、『「電子帳簿保存法Ｑ＆Ａ（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～」に関するお問合せの多いご質問』が掲載されました。

この改正電子帳簿保存法のもとで、具体的に電子書類を保存するには、どのようにすればよいのでしょうか。

会計・経理業界で改正電子帳簿保存法が注目される理由

今までは、インターネット上の取引についてはプリントアウトして対応してきた会社も多いのではないでしょうか。これは、電子取引という新しい形態を、紙媒体という伝統的な形態にあわせる方法であるともいえます。

今回の改正では、一部、紙媒体での取引処理を否定し、電子的な取引処理のみを認めるという形がとられているため、「プリントアウトしておけば安心」と考えていた会社にとっては、考え方を改めなければならない法改正であるため、会計・経理業界では対応が急がれています。

なお、改正電子帳簿法のポイントと注意点については、こちらの記事をご覧ください。

2022年1月から施行の「改正電子帳簿保存法」ポイントと注意点

そもそも電子取引とは？メールに添付している場合はどうしたらいいの？

請求書などの取引関係書類を、メールに添付したりインターネット上のサイトを経由してやり取りすることが多くなっています。請求書などの取引関係書類は、国税関係書類となります。これには、請求書、領収証、契約書、預金通帳などさまざまな書類が含まれます。これらをプリントアウトしないで、データのまま授受することを電子取引と呼びます。

改正電子帳簿保存法では電子保存が義務化されているため、2022年1月1日以後は、データで受け取った国税関係書類は紙に出力して保存できません。ただし、税額計算への影響から消費税法では引き続き紙媒体での保存が認められ、紙で保存する場合でもインボイス制度の仕入税額控除の適用を受けることができます。 メールに添付している場合には、メール文章内に取引情報がないのであれば、添付ファイルを保存すればよいのですが、メール文章内に取引情報があるのであれば、メール自体の保存が必要となります。

電子取引の保存方法

電子取引で受け取ったファイルを保存するには、保存要件を満たす必要があります。保存要件として「検索機能」があります。検索機能を確保するには、例えば取引先、取引金額、取引年月日で検索することができることです。会計ソフト会社では、会計ソフト機能を活用した改正電子帳簿保存法への具体的な対応について、アナウンスやセミナー開催を行っていますので、積極的に利用するとよいでしょう。

そのほかにも、検索機能を確保する方法として、ファイル名やフォルダ名に工夫をする方法があります。システム導入が間に合わない場合には、ファイル名などに取引先、取引金額、取引年月日を入れるというルールを決めて保存することで、対応することもできます。