新型コロナ感染症の拡大がとまらず、緊急事態宣言が発令され、不安な状況が続いています。外出自粛の要請を受け、テレワークの導入が進んでいますが、テレワークになじまない場合や、導入できても以前と同じようには企業活動が進めることが難しい場合もあります。

会計事務所は、税理士がどう監督するか、機密情報をどう取り扱うかの問題を克服すれば、比較的テレワークになじみやすい業種です。既に多くの会計事務所が、テレワーク導入に踏み切っているのではないでしょうか？今回は、テレワーク導入後、どのようなことに気を付けていかなければならないかについて、考えてみます。

テレワークと勤怠管理

テレワークが容易な場合にも、テレワークを導入することで経営者が不安になるのが、勤怠管理です。テレワークでは、タイムカードを押して出勤するわけではありません。働いていた時間を申告したとしても、会社にいるときと同じように集中して仕事をしたかどうかは、管理者からは分かりません。テレビ会議システム等を利用し、時間管理体制を整え、業務内容・仕事のクオリティ・成果物で評価していくしかありません。

また、テレワークを行う人と、オフィスで仕事をする人が平等に評価されるシステム作りも重要です。管理シートを作成し、目標が達成されているかどうか等を客観的に評価できれば分かりやすいでしょう。Webツールを利用し、情報共有とコミュニケーションを、ストレスなく迅速に行える体制を整えるのも大切です。

テレワークとセキュリティリスク

会計事務所では、テレワーク導入はセキュリティリスクを伴います。扱う情報が、個人情報を含むクライアントの機密情報であるからです。

紙ベースの資料を自宅に持ち帰る場合には、行き帰りの紛失のリスクがあり、自宅で資料を閲覧する場合には、資料が会計事務所職員以外の目に触れるリスクが発生してしまいます。リスクを減らすために事情に応じた方法が考えられますが、注意事項のチェックリストを作成し、遵守できたかどうかタスクごとにチェックしていくことで、よりリスクを減少することができるでしょう。

会計事務所では、完全に会計事務所の出社人員をゼロにすることは難しく、当番制等を導入している事務所も多いのではないでしょうか？出社人数が少ないことを踏まえ、事務所の施錠について全職員に徹底したり、セキュリティ会社と契約したりする等、情報以外のセキュリティリスクにも備えるようにしましょう。

会計事務所がテレワーク導入をするべき理由

会計事務所がテレワーク導入をするべき第1の理由として、まずは職員の安全があげられます。職員が新型コロナに感染してしまったら、活動をストップせざるを得なくなり、クライアントにも迷惑をかけることになるでしょう。

第2の理由として、社会的責任があげられます。外出自粛が求められていて、テレワークが可能なのであれば、その導入に向けて努力することは、会計人としての当然の社会的使命だといえます。

第3の理由として、会計事務所で積極的にテレワークを導入することが、クライアントの力になるということがあげられます。テレワーク導入のノウハウを得ることで、クライアントにもテレワーク導入の指導をすることが可能となります。テレワーク問題解決の相談に乗ることができ、他の会計事務所との差別化を図ることができます。会計事務所の今後の営業戦略として、テレワーク導入支援を視野に入れ、まずは自事務所のテレワーク体制を整えてみてはいかがでしょうか？