コロナ禍で、通常業務以外にも、資金繰り相談や支援金・給付金申請業務などに加え、テレワークを推奨されてクライアントの訪問も制限される・・・繁忙期でなくても、忙しい毎日を過ごす会計事務所スタッフも多いと思います。通常の決算業務を効率的に行うことができれば、少しは余裕ができるかもしれません。

決算業務を効率的に行うには、事前にクライアントに準備をしておいてもらうことが大切です。とはいっても、「会計事務所スタッフの訪問時に、何をすればいいのか聞いてから準備をする」というケースも多いですよね。

そこで今回は、事前にクライアントにお願いしておきたいことをまとめました。クライアントにも、「会計事務所スタッフ訪問時までにやっておいてほしいこと」をリスト化して送付しておくことが、決算業務効率化への第一歩になるのではないでしょうか。

債権・債務の確認

会計事務所の業務では、実際に決算月までの帳簿を入力して、売掛金や買掛金などで未回収・未払いのものについて確認をするという流れになると思います。しかし、債権・債務については、クライアントでも管理しているために、決算月に残っているものについて事前に確認しておいてもらうことは可能です。

特に、長期にわたり回収できていない売掛金については、期末までに再請求してもらうとよいでしょう。クライアントにとっても、回収したい資金を請求するきっかけにもなります。もし、宛先不明で請求できなかった場合には、決算で税務上、貸し倒れとすることができる可能性もあります。

また、立替払いしている分で未精算になっているもの、未納付となっている税金、仮払金の内容など、会計事務所スタッフの指摘がなくてもクライアント自身で把握できそうなものをリスト化して、クライアントに伝えるとよいでしょう。

資産の確認

決算期末に棚卸しが必要なことを理解し、会計事務所スタッフの指導で実施しているクライアントも多いと思います。もし、今までは在庫票に記入し、合計計算などは会計事務所にまかせていたクライアントであれば、計算をクライアントにお願いするのもよい方法です。会計事務所側では、計算が間違っていないかのチェックをするだけですみ、業務時間の短縮につながります。

クライアントにお願いする際は、在庫票のテンプレートを事前に渡しておいたり、税込み・税抜きどちらで計算するかの指導をしたりするなど、クライアントが迷いなく棚卸しを実施できる体制を作ることが大切です。

また、固定資産がある場合には、減価償却資産台帳を事前に送付し、決算日に実際にあるかどうか、購入・処分をしていないかどうか、している場合には帳簿入力のための資料も事前に用意してもらうようお願いしておくとよいでしょう。

収入の確認

決算では、収入の確認は最重要事項といえるでしょう。売上として管理している収入以外に、雑収入として計上すべきものがないかどうかの確認も忘れないようにしましょう。コロナ禍では、給付金・支援金による収入がないかどうかも必要です。他にも、廃材の売却や自動販売機の売上などがあれば、これにかかわる資料を用意してもらうようにするとよいでしょう。

クライアントによっては、会計事務所に丸投げしているケースもあります。この場合でも、「資料を受け取り入力してみるまでは、決算で何をお願いすればよいのか把握できない」とあきらめず、なるべくクライアントに負担のないように、チェックリストを作成してチェックしながら確認を行ってもらえば、決算業務の効率化につながっていくのではないでしょうか。