2022年1月から、改正された電子帳簿保存法が施行されることをご存じでしょうか。年末年始は、会計事務所にとって多忙な時期です。あわてなくてもいいように、事前に制度の概要を知り、準備をしておきましょう。

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を紙によって保存していた今までの方式にかえて、電子データでの対応を認めた法律です。経理の効率化、コスト削減、ペーパーレス化につながるものですが、導入の要件の多さなどから、まだまだ紙での保存が主流となっています。今回の改正で、電子データでの保存をすることの利便性が高まることが期待されていますが、実務的には注意しなければならない点が多くなっています。

今回は、電子帳簿保存法の改正のポイントや注意点についてまとめました。

事前承認制度の廃止・タイムスタンプ要件の緩和

従来の制度では、導入希望時期の3か月前までに税務署に対し申請書の提出が必要で、承認されるまでの期間中は電子化を進めることができませんでしたが、改正によりこの事前承認制度が不要となります。

タイムスタンプは、電子データが作成された日時を確定するもので、改ざんがなされていないことの証拠となります。今まではタイムスタンプの付与は、受領（署名）後の3日以内に行う必要がありましたが、改正によりこの期間が最長2ヶ月以内に延長されます。 また、スキャナ読み取りの際に必要だった受領者の署名が不要となり、修正・削除の際には履歴に残せるシステムであれば、タイムスタンプが不要となります。

内部統制についての要件の廃止・不正があった場合の措置

今までは、「適正事務処理要件」される内部統制の要件を満たさなければなりませんでした。具体的には、定期検査で原本とデータの突合作業を行うことや、相互牽制のために2名以上の事務処理担当者が対応することなどの要件です。改正後は、これらの要件を満たさなくても電子データの保存が可能となります。

内部統制についての要件が廃止されるかわりに、不正があった場合の措置が整備されました。スキャナ保存が行われた国税関係書類について、電子データの隠蔽や仮装があった場合には、これによる申告漏れなどで重加算税が10％課されます。

注意！電子取引の書面保存の廃止

電子取引とは、注文書や領収書などに記載される取引情報について、電磁的方式により授受する取引のことです。具体的には、請求書や領収書のPDFファイルを電子メールで受け取る場合や、WEBページからダウンロードして受け取って行う取引をさします。

今までは、電磁的記録・COM（写真のフィルム）・書面のいずれかの方法での保存が可能でしたが、改正で書面の保存が廃止となり、紙に出力して保存する方法は認められなくなる予定です。

注意しなければならないのは、PDFなどを電子メールで受け取って紙で出力している場合です。保存の際には、電子帳簿保存法で定められた一定の保存要件を満たす必要があり、メールを保存するだけでは不十分で、7年間の保存期間や取引金額などで検索が可能であるといった要件を満たす保存方法が求められます。

国税庁　令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて