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１ 整理を行う書類の種類
(1)収入関係の書類
| 種類 |
目的・用途 |
保存方法 |
| 患者交付用領収書控 |
収入の確認 |
レセコンで保存
手書複写式であれば、控え |
| レジスターのロール |
窓口収入金額の確認 |
年度毎に保存 |
請求書
(未収患者、健康診断ほか) |
収入の確認 |
年度毎に保存 |
振込確定通知書
(社保、国保) |
保険収入の確認 |
年度毎に保存 |
各市町村からの振込通知
(ハガキ他) |
手数料収入他の確認 |
年度毎に保存 |
| 労災情報センター、各損害保険会社からの入金 |
自費収入の確認 |
年度毎に保存 |
(2)支出関係の書類
| 種類 |
目的・用途 |
保存方法 |
| 領収書 |
支出内容の確認(メモ書き) |
スクラップブック等に貼り、保存 |
| 支払証明書 |
領収書がもらえない支出(香典など)の時に使用 |
同上 |
| 請求書、納品書 |
支出内容の確認 |
取引先や月別に保存 |
賃貸借契約書
リース契約書 |
契約内容の確認 |
ファイリングして保存 |
| 旅費精算書 |
日当、旅費の支出内容を確認 |
同上 |
| 総合振込用紙 |
振込先の確認 |
年度毎に保存 |
金銭消費貸借契約書
返済予定表 |
借入金、支払利息の確認 |
ファイリングして保存 |
２ 書類整理の重要性
書類整理を行うことで、証憑書類の紛失の防止、検索時間の短縮、保管スペースの省力化につながり、コストダウンにもなります。
税務申告において帳票書類は、収入、支出の内容を証明する書類です。これが適正に保存されていないと、内容が証明できずに、税務調査時に否認されるケースが多く見られます。
３ 主な証憑書類の保存期間
| 保存期間 |
文書の種類 |
関係法律 |
| 永 久 |
定 款 |
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| 登記に関連する書類 |
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| 官公庁への許認可文書など |
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| 10年 |
社員総会議事録、他重要会議議事録 |
会社法 |
| 決算書(貸借対照表、損益計算書など) |
会社法 |
| 7年 |
総勘定元帳、仕訳帳
預金通帳、領収書、請求書など |
法人税法、所得税法、消費税法 |
給与所得者の扶養控除等異動申告書
源泉徴収簿 |
所得税法 |
| 5年 |
従業員の契約書など |
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| 4年 |
雇用保険被保険者に関する書類 |
雇用保険法 |
| 3年 |
労働者名簿
労災保険に関する書類 |
労働基準法
労災保険法 |
| 2年 |
健康保険・厚生年金保険に関する書類 |
健康保険法、厚生年金保険法 |
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